Får du haugevis av meldinger i Slack eller Teams så fort du kommer på jobb? Med riktig bruk av KI kan du endelig ta kontroll, uten å gå glipp av viktige beskjeder.

Saken kort oppsummert:

1. Konstante chat-varsler forstyrrer arbeidet og fører til stress.
2. Kunstig intelligens kan filtrere, oppsummere og til og med svare på meldinger for deg.
3. Du slipper avanserte oppsett – en AI-chat som ChatGPT eller Internia AI hjelper mye rett ut av boksen.
4. Mer avanserte funksjoner (som Slack AI og Microsoft Copilot) gir smarte varsler og korte sammendrag.
5. Prøv minst ett tips fra artikkelen i dag, og kjenn hvor mye lettere chat-hverdagen kan bli.

Dette er en del av en artikkelserie om KI på jobben. Følg med for flere konkrete forslag!

Hvorfor chat føles som en evig popcorn-maskin

Små pling og røde varslingsikoner som dukker opp hele tiden gjør at du stadig må avbryte det du holder på med. Studier viser at mange sjekker chatten minst 10 ganger i timen. Selv om én titt bare tar noen sekunder, stjeler det oppmerksomheten din og drar ned effektiviteten.

Kjente problemer:

• Du må være pålogget hele tiden for ikke å miste oversikt.
• Viktige beskjeder drukner i GIF-er og tommel-opp-reaksjoner.
• Du ender opp med å bruke pauser på å lese uleste meldinger.
• Det røde ikonet klokka ni på kvelden gjør at hjernen fortsatt er på jobb.

Kunstig intelligens kan hjelpe deg å ta styringen på alt dette.

Fem måter KI redder deg fra chat-stress

1. Smartere varsler som vet hva som haster

Verktøy: Microsoft Copilot til Teams, Slack AI eller en bot via API.

KI kan vite hvem meldingen kommer fra, hva som står i meldingen, og om du faktisk må svare fort. Mindre viktige meldinger dempes automatisk, mens de virkelig viktige slipper gjennom.

Slik tester du: I Teams kan du prøve «Intelligent Recap», eller i Slack kan du aktivere AI-varsler. Se hvor mye færre forstyrrelser du får.

Om Slack AI: Slack AI har sine egne funksjoner for søk, oppsummering av kanaler og integrerte roboter. Du kan for eksempel få Slack AI til å lage raske sammendrag av diskusjoner, slik at du sparer tid. Informasjonen blir værende i Slack, og data deles ikke med eksterne. Dermed er det mye tryggere.

2. Korte sammendrag av alle uleste meldinger

Verktøy: Slack AI, Copilot, ChatGPT eller Internia AI (kopier teksten og lim inn).

Kommer du tilbake fra møte og ser 132 uleste meldinger? Be KI om en kjapp oppsummering:

«Gi meg en kort oppsummering av #prosjekt-tråden på norsk, med maks fem punkter.»

Dermed får du med deg hva som ble besluttet og hva dine neste oppgaver er.

3. Egen bot som svarer på ofte stilte spørsmål

Verktøy: En bot i bedriftens chatteprogram koblet til bedriftens informasjonsbase. Obs: Krever betydelig tilpasning eller skreddersøm.

Når noen lurer på «Hvordan sender jeg inn sykemelding?» kan boten hente info fra personalhåndboka og svare automatisk. Du slipper å bli forstyrret, og HR- eller IT-folk bruker mindre tid på standardspørsmål.

Obs! Boten må ha riktig data og tilgang for å gi korrekte svar. Er informasjonen utdatert eller utilgjengelig, kan boten gi feil svar.

4. Lynraske søk i gamle samtaler

Verktøy: Slack AI-søk, Copilot eller plugins som kobler chatten til ChatGPT.

Du kan spørre: «Hva ble vi enige om når vi snakket om budsjettet forrige uke?» – og KI vil finne svaret, ikke bare vise deg merkelige søketreff. Du sparer tid på å bla gjennom meldinger.

5. Automatisk «ikke forstyrr»-modus avhengig av kalenderen

Verktøy: Teams med Copilot, eller en intern bot som sjekker kalenderen din.

Når du har satt av tid til konsentrert jobbing i Outlook, kan KI automatisk forslå at du slår av varsler. Så samles alt i en egen liste du kan lese litt senere.

Kan jeg ikke bare bruke vanlig ChatGPT?

Jo, det meste kan du løse ved å lime inn meldinger i ChatGPT eller Internia AI. Be om oppsummeringer, få forslag til hvordan du kan formulere et svar, eller finn emojier som passer tonen du vil ha.

Men for å la KI jobbe direkte i Slack eller Teams og «lese» meldingene dine automatisk, trengs det en skreddersydd tilkobling. Det kan kreve at IT-avdelingen hjelper til, eller at du bruker en ferdigløsning. Likevel får du gjerne mer utbytte, fordi du slipper å kopiere fram og tilbake.

Hurtigguide: Kom i gang i dag

1. Velg ett problem som plager deg mest (f.eks. for mange forstyrrelser).
2. Test et enkelt verktøy først. Slå på Slack AI eller bruk ChatGPT i nettleseren.
3. Mål tiden du sparer. Får du gjort mer på en dag?
4. Vurder større tiltak hvis du ser at det funker.

Husk at KI ikke automatisk er knyttet til kalenderen eller CRM-systemet ditt. Det må settes opp spesielt.

Vanlige fallgruver

• Dårlig datasikkerhet: Unngå å dele chatter med åpne KI-tjenester. Bruk en sikker løsning som Slack Enterprise eller Internia AI med lagring i Norge.
• Blind tillit: Les over sammendraget eller svaret før du stoler på det. KI kan misforstå ironi eller slang.
• For streng filtrering: Pass på at KI ikke demper viktige meldinger. Juster heller varslene jevnlig.

Neste steg

Velg et av tipsene og test det ut før lunsj i morgen. Noter deg hvor mye tid du sparer, eller hvor mye mindre stress du føler. Da kan du lettere overbevise både deg selv og kolleger om å satse mer på KI.

Vær sjefen over chatten – la KI gjøre grovjobben.