Blir hele dagen slukt av telefoner, Teams og Zoom?
Med litt smart KI kan du få igjen både roen – og arbeidstiden.
Saken kort oppsummert:
- Telefoner og videomøter avbryter flyten og stjeler fokus.
- Enkle KI‑chatter som ChatGPT og Internia AI kan allerede hjelpe med planlegging, notater og sammendrag.
- Spesialverktøy som Otter.ai, Fireflies.ai og Microsoft Copilot lager automatiske møtereferater.
- AI‑drevne møteplanleggere (f.eks. Calendly med KI) unngår dobbeltbookinger og tidskollisjoner.
- Det aller meste kan testes gratis – uten å koble seg til interne systemer.
Dette er del av serien «KI på jobben» om hvordan kunstig intelligens gjør arbeidsdagen enklere.
Møter spiser arbeidstiden
Du sitter dypt konsentrert, så ringer det. Fem minutter senere pipler en spontan Teams‑invitasjon inn. Høres kjent ut? Hyppige avbrytelser gjør at hjernen må «starte på nytt» hver gang, og gnager bort timer i uka.
Og hvem har vel ikke opplevd dette:
- Evig leting etter et tidspunkt alle kan.
- Tekniske problemer som lyd, kamera eller lenker som ikke virker.
- Møter uten agenda – som drar ut eller ender uten konklusjon.
- Håndskrevne referater som ingen orker å rydde.
- Telefoner som haster for den som ringer, men avbryter deg fullstendig.
Start enkelt: bruk en KI‑chat som lommesekretær
Du trenger ikke superavanserte systemer for å få effekt. En vanlig KI‑chat – for eksempel ChatGPT eller Internia AI – kan gjøre mer enn du tror.
Forslag du kan teste nå:
- «Lag en møteagenda …» – be chatten lage punktliste før møtet starter.
- «Her er transkripsjonen fra møtet – oppsummer beslutninger.»
- «Gi meg tre høflige måter å utsette et møte på.»
- «Simuler en sint kunde som ringer, så jeg kan øve.»
Alt dette krever bare kopier‑lim eller et par setninger – ingen integrasjon.
Planlegging uten ping‑pong‑e‑post
Å finne et tidspunkt som passer alle kan ta lengre tid enn selve møtet. Her skinner KI‑baserte møteplanleggere:
Verktøy å teste:
- Microsoft 365 Scheduler – foreslår automatisk felles ledige luker i Outlook.
- Calendly med KI – sender én lenke, så velger deltakerne selv og kalenderen fylles inn.
- Motion – prioriterer oppgaver og møter i sanntid hvis noe flyttes.
Disse kan kobles direkte til kalenderen din, men krever litt oppsett. Husk at tilgang til interne kalendere er en form for skreddersøm som IT må godkjenne.
Få en KI‑sekretær som tar notatene for deg
Mange sitter og knatrer referat mens de prøver å følge diskusjonen. Det gjør Otter.ai, Fireflies.ai, Zoom IQ og Microsoft Copilot for deg.
Slik fungerer det:
- Verktøyet «lytter» til møtet og konverterer tale til tekst.
- Etterpå får du et sammendrag, beslutningspunkter og oppgaveliste.
- Du kan be en KI‑chat (ChatGPT/Internia AI) om å forenkle eller oversette referatet.
Fordel: Alle får samme referat, og du kan bruke tiden på å faktisk delta i samtalen.
Bonus: bedre lyd, teksting og oversettelse mens du snakker
Støyete hjemmekontor eller kollegaer fra andre land? KI hjelper live:
- Krisp – AI‑støydemping som fjerner bjeffende hunder og kaffemaskiner.
- Teams live captions – norske undertekster i sanntid.
- Google Meet med Gemini – oversetter tale automatisk mellom språk.
Resultatet er færre «hva sa du nå?» og mindre møtetretthet.
Når du trenger mer enn standardløsningene
Noen bedrifter vil ha alt automatisk inn i CRM, prosjektsystem eller sikker skylagring. Da må du skreddersy integrasjonen:
- API‑kobling mellom møteverktøy og interne databaser.
- Egne sikkerhetskrav (GDPR) for lagring av opptak.
- Opplæring av en intern språkmodell som forstår fagspråket deres.
Dette tar mer tid og krever hjelp fra IT eller en leverandør, men kan spare enda flere timer på sikt.
Slik tester du KI‑triksene allerede i dag
- Velg ett verktøy fra listen over og opprett gratis‑konto.
- Planlegg neste korte videomøte via KI‑planleggeren.
- Skru på automatisk transkripsjon og sammenlign referatet med dine egne notater.
- Lim transkriptet inn i Internia AI eller ChatGPT og be om action points.
- Del resultatet med kollegaene og mål hvor mye tid dere sparte.
Poenget: Du trenger ikke snu hele IT‑stakken for å få gevinst. Test, lær – og skalér derfra.
Oppsummering – mindre prat, mer tid
Kunstig intelligens kan ikke holde møtet for deg, men den kan kutte bort mye av tids‑ og energisluket rundt telefoner og videomøter. Start smått med en KI‑chat som sekretær, utvid til planlegging og referatverktøy, og ta skreddersøm når gevinsten er bevist.
Prøv ett tips i dag – og kjenn forskjellen allerede på neste Teams‑ping.
