Hva skjer når vi får en KI-assistent på laget – og muligheten til å forme den selv?

Når kunnskapen ligger gjemt i PDF-er og møteprotokoller: Hvordan kan en bransjeforening gi medlemmene direkte tilgang til årevis med kunnskap?

En bransjeforening har bygget opp ti år med kunnskap. Hundrevis av seminarer, workshops og rapporter. Alt ligger lagret i mapper og systemer.

Men når et medlem lurer på “Hva sa vi på møtet om beste praksis?” starter jakten. Gjennom mapper. Gjennom e-poster. Det tar tid. Ofte gir man opp.

Et kunnskapsarkiv som ikke kan søkes, er halvveis tapt

Bransjeforeningen sitter på en gullgruve av erfaringer. Hundrevis av arrangementer. Dokumentasjon fra flerårige fagprosjekter. Notater fra faglige møter med eksperter. Foredrag fra workshops hvor fagfolk jobber på tvers av virksomheter.

Men for administrasjonen betyr det timer med leting: “Husker dere seminaret om X i 2019?”

For medlemmene ligger verdifull kunnskap utilgjengelig. Den unge fagpersonen som skal starte sitt første store prosjekt, vet ikke at foreningen allerede har dokumentert lignende prosesser – med konkrete læringer.

En AI-assistent som kjenner organisasjonen

Det finnes en mulighet som gjør kunnskapsarkivet søkbart – uten at noen må bruke måneder på å kategorisere og tagge dokumenter manuelt.

Løsningen fungerer som en intelligent søkemotor koblet til foreningens egne systemer. Medlemmer og ansatte kan stille spørsmål i vanlig språk, og få svar basert på faktisk innhold fra dokumentene. Med kildehenvisning til det opprinnelige materialet.

Slik kunne det fungert i praksis: Et medlem forbereder seg til et prosjekt. Vedkommende logger inn på foreningens AI-søkeassistent og skriver: “Hva er de viktigste læringene fra tidligere prosjekter om dette temaet?”

På sekunder henter AI-en informasjon fra relevante rapporter og dokumenter fra de siste årene. Alt med lenker til de faktiske dokumentene for den som vil lese mer.

Dette er mulig fordi systemet bruker RAG-teknologi (Retrieval-Augmented Generation) – den samme teknologien som Ramsalt brukte da de bygde Kudos-tjenesten for DFØ. Systemet leser gjennom alle dokumentene, forstår sammenhengen, og kan hente relevant informasjon på tvers av hele arkivet.

Mer enn bare et søkeverktøy

For administrasjonen åpner dette for flere bruksområder:

For styret: “Oppsummer beslutningene om medlemsfordeler fra de tre siste møtene.” Resultat: Sammendrag på minutter i stedet for å bla gjennom tre protokoller.

Når noen ringer for å spørre om foreningens erfaring med et tema, kan medarbeideren raskt søke opp relevante prosjekter og få et faktabasert svar.

Når foreningen skal søke om midler eller rapportere til støttespillere, kan de enkelt hente frem nøkkeltall og resultater fra flere års virksomhet: “Hvor mange virksomheter har vi samarbeidet med siden 2020?” eller “Hvilke prosjekter har handlet om kompetanseutvikling?”

For medlemmene blir det enklere å finne inspirasjon og faglig støtte. En fagperson som skal holde et foredrag om sitt felt, kan spørre: “Finnes det tidligere foredrag eller artikler om dette temaet?” – og få tilgang til relevant materiale.

Ta vare på foreningens særegne språk og verdier

Løsningen kan også læres opp til å kjenne foreningens særegne fagspråk og verdier. Når medlemmer søker etter faguttrykk, forstår systemet konteksten og bransjens særegenheter. Systemet kan tilpasses foreningens spesifikke terminologi og arbeidsmetoder.

Fra arkiv til aktiv ressurs

Verdien ligger ikke bare i tidsbesparelsen – selv om det å redusere søketiden til 30 sekunder er viktig.

Den største gevinsten er at kunnskapen faktisk blir brukt.

Den erfarne fagpersonen som sitter med dyrekjøpt innsikt fra et krevende prosjekt, trenger ikke lenger bekymre seg for at denne kunnskapen forsvinner inn i en digital skuff. Når erfaringene ligger søkbare i systemet, kan yngre medlemmer dra nytte av dem.

For foreningen som organisasjon betyr det at investeringen i alle disse årene med seminarer, workshops og prosjekter endelig kan realiseres fullt ut. Kunnskapen blir ikke bare arkivert – den blir aktivt tilgjengelig for alle som trenger den.

Neste steg

Flere medlemsorganisasjoner i Norge ser nå på hvordan kunstig intelligens kan gjøre deres kunnskapsarkiver mer tilgjengelige. For bransjeforeninger som har bygget opp unike ressurser over mange år, kan en slik løsning bety forskjellen på at denne kunnskapen faktisk kommer medlemmene til gode – eller forblir gjemt i PDF-er ingen finner.

Internia AI er allerede i bruk hos virksomheter i energi, industri og kommunesektoren. For medlemsorganisasjoner med hundrevis av medlemmer spredt over store geografiske områder og et voksende kunnskapsarkiv, kan teknologien være nøkkelen til å gjøre årevis med erfaring umiddelbart tilgjengelig.

Sitter din organisasjon på store mengder kunnskap som er vanskelig å finne frem i? Vil dere gjøre årevis med erfaringer tilgjengelig for medlemmene på en enkel måte?

Ta kontakt med Internia ved daglig leder Odd Levi Paulsen på 98407676 eller [email protected] for en uforpliktende samtale om hvordan dere kan bruke KI og smarte søkeløsninger til å forvandle arkivene deres til verdifull, søkbar kunnskap.

Du kan booke et prat for å høre mer her: