Avviksmelding og avvikshåndtering: Slik sikrer du kontinuerlig forbedring av din virksomhet

Effektiv avviksmelding og avvikshåndtering er essensielt for enhver organisasjon som ønsker å forbedre kvaliteten på sine tjenester og produkter. Denne artikkelen forteller deg hvordan det utføres på best vis i dagens forretningsmiljø.

Gode rutiner for avviksmelding og avvikshåndtering er avgjørende for å opprettholde høy kvalitet i din virksomhet. Ved å ha klare prosedyrer på plass, kan du raskt reagere på avvik, analysere årsakene, og implementere korrigerende tiltak. Dette reduserer risikoen for gjentakelse av feil og bidrar til å opprettholde tillit blant kunder og interessenter.

Les også: Medarbeidersamtale: Slik får du mest mulig ut av dialogen med dine ansatte

Innhold:

1. Definisjoner på avviksmelding og avviksåndtering
2. Identifisering av avvik
3. Prosessen for å rapportere avvik
4. Verktøy og teknologier for avviksmelding
5. Analyse av avvik
6. Tiltak og oppfølging etter avvik
7. Dokumentasjon og rapportering av avvikshåndtering
8. Opplæring og bevisstgjøring om avviksmelding
9. Hvordan Internia støtter avvikshåndtering
10. Oppsummert om avviksmelding og avvikshåndtering

Definisjoner på avviksmelding og avviksåndtering

For ordens skyld, før vi tar fatt på hvordan du best håndterer avviksmeldinger på effektivt vis, er det greit å definere hva det egentlig er:

Hva er en avviksmelding? 

En avviksmelding er en formell rapport som dokumenterer avvik fra planlagte prosesser, prosedyrer, eller standarder. Dette kan inkludere feil, mangler, eller uønskede hendelser som oppstår under produksjon eller tjenestelevering. Avviksmeldinger gir organisasjoner muligheten til å spore problemer, analysere årsaker, og implementere korrigerende tiltak.

Hva er avvikshåndtering? 

Avvikshåndtering er prosessen med å identifisere, rapportere, og håndtere avvik på en systematisk måte. Det innebærer å analysere årsakene til avvikene og iverksette tiltak for å forhindre at de oppstår igjen. 

Effektiv avvikshåndtering bidrar til å opprettholde høy kvalitet på produkter og tjenester, samt å sikre at virksomheten overholder gjeldende forskrifter og standarder.

Les også: Teambuilding: Styrk ditt arbeidsmiljø med Internia kommunikasjonsløsninger

Identifisering av avvik

Identifisering av avvik er en kritisk del av avvikshåndteringsprosessen. Ved å forstå hva et avvik er og hvordan det kan manifestere seg, kan organisasjoner raskt håndtere disse problemene. Dette sikrer kontinuerlig forbedring og høy kvalitet på arbeidsplassen.

Definisjon av avvik i en arbeidskontekst

Et avvik er en avvikelse fra det som er planlagt, forventet, eller normativt. I en arbeidskontekst kan dette bety et avvik fra prosedyrer, standarder, eller retningslinjer som er etablert for å sikre kvalitet og sikkerhet. 

Avvik kan oppstå i mange former, inkludert feil, mangler, eller uønskede hendelser som kan påvirke produktivitet og kvalitet.

Vanlige typer avvik på arbeidsplassen

Avvik kan forekomme på mange forskjellige måter i en arbeidskontekst. Noen av de vanligste typene avvik inkluderer:

• Prosessavvik: Når en arbeidsprosess ikke følges som foreskrevet, noe som kan føre til feil eller ineffektivitet.
• Kvalitetsavvik: Når produkter eller tjenester ikke oppfyller fastsatte kvalitetsstandarder.
• Sikkerhetsavvik: Når sikkerhetsprotokoller ikke følges, noe som kan føre til farlige situasjoner eller ulykker.
• Regelverksavvik: Når lover, forskrifter, eller interne retningslinjer brytes.

Disse typene avvik kan ha betydelige konsekvenser for en organisasjon, derfor er det viktig å identifisere og håndtere dem raskt og effektivt.

Hvordan gjenkjenne avvik tidlig?

Å gjenkjenne avvik tidlig er avgjørende for å minimere deres negative innvirkning. Her er noen strategier for tidlig identifisering av avvik:

• Regelmessige inspeksjoner: Gjennomfør jevnlige inspeksjoner og revisjoner for å sikre at prosesser og prosedyrer følges korrekt.
• Medarbeideropplæring: Tren ansatte til å være oppmerksomme på potensielle avvik og oppmuntre til å rapportere dem umiddelbart.
• Bruk av teknologi: Implementer teknologiske løsninger som overvåker prosesser og varsler ledelsen om avvik.
• Åpen kommunikasjonskultur: Frem en kultur hvor ansatte føler seg trygge på å rapportere avvik uten frykt for represalier.

Ved å følge disse strategiene kan organisasjoner sikre at avvik blir identifisert og håndtert raskt, noe som bidrar til å opprettholde høy kvalitet og sikkerhet på arbeidsplassen.

Les også: Endringsledelse: Slik forbereder du din virksomhet på fremtiden

Prosessen for å rapportere avvik

En strukturert prosess for å rapportere avvik er avgjørende for effektiv avvikshåndtering. Klare retningslinjer og prosedyrer bidrar til at avvik rapporteres korrekt og i tide, slik at nødvendige tiltak kan iverksettes raskt.

Hvem bør rapportere avvik?

Alle ansatte i en organisasjon bør være ansvarlige for å rapportere avvik. Dette inkluderer avdelingsledere som ofte er nærmest de daglige operasjonene og kan raskt identifisere avvik. 

Medarbeidere på alle nivåer bør også oppmuntres til å rapportere avvik de observerer. Dette skaper en kultur for kontinuerlig forbedring. 

Kvalitetsansvarlige har spesifikt ansvar for å overvåke og sikre at kvalitetsstandarder opprettholdes. Ved å inkludere alle nivåer av organisasjonen i rapporteringsprosessen, sikres en bredere dekning og raskere identifisering av avvik.

Trinnene i en avviksmeldingsprosess

En effektiv avviksmeldingsprosess består av følgende trinn:

1. Identifikasjon av avvik: Oppdag avviket, enten det er en feil, mangel, eller avvik fra standardprosedyrer.
2. Rapportering: Dokumenter avviket i et avviksmeldingssystem. Dette inkluderer detaljer som dato, tid, sted og beskrivelse av avviket.
3. Analyse: Undersøk årsaken til avviket. Dette kan innebære rotårsaksanalyse for å identifisere grunnleggende årsaker.
4. Korrigerende tiltak: Utvikle og implementer tiltak for å rette opp avviket og forhindre gjentakelse.
5. Overvåking: Følg opp for å sikre at de korrigerende tiltakene har vært effektive og at avviket ikke gjentas.

Ved å følge disse trinnene sikrer organisasjonen en grundig og systematisk tilnærming til avvikshåndtering.

Viktigheten av dokumentasjon i avviksmelding

Dokumentasjon er en kritisk komponent i avviksmeldingsprosessen. Den gir en skriftlig oversikt over avvikene og de tiltakene som er iverksatt for å rette opp dem. 

Dokumentasjon gjør det mulig å spore avvik tilbake til deres kilde og forstå hvordan de ble håndtert. Videre kan deling av dokumenterte avvik og løsninger bidra til læring på tvers av organisasjonen. 

Ved å ha en skriftlig oversikt over alle avvik og korrigerende tiltak, sørger virksomheten for overholdelse av relevante lover, forskrifter og standarder. Dokumentasjon bidrar også til kontinuerlig forbedring ved å gi innsikt i gjentakende problemer og effektive løsninger.

Les også: HRM (Human Resource Management): Din guide til moderne personalledelse

Verktøy og teknologier for avviksmelding

Effektive verktøy og teknologier for avviksmelding er avgjørende for å sikre rask og nøyaktig håndtering av avvik. Valget mellom tradisjonelle metoder og moderne løsninger kan påvirke kvaliteten og effektiviteten av avvikshåndteringen.

Tradisjonelle metoder vs. moderne løsninger

Tradisjonelle metoder for avviksmelding inkluderer papirdokumentasjon og manuelle prosesser. Disse metodene kan være tidkrevende og feilutsatte. De krever også omfattende administrativt arbeid for å sikre nøyaktig registrering og oppfølging av avvik.

Moderne løsninger, derimot, benytter digitale plattformer og automatiserte systemer. Disse løsningene gir umiddelbar tilgang til data, forenkler rapportering, og reduserer risikoen for menneskelige feil. 

Automatisering sørger for rask oppfølging, noe som forbedrer effektiviteten og nøyaktigheten i avvikshåndteringen.

Oversikt over tilgjengelige verktøy

Det finnes flere verktøy og teknologier tilgjengelig for avviksmelding:

• Elektroniske avvikssystemer: Disse systemene lar ansatte rapportere avvik via datamaskiner eller mobile enheter. Data lagres sikkert og kan enkelt hentes frem for analyse. Eksempler på slike systemer som er populære i Norge inkluderer Synergi Life, Compilo og SmartDok.
• Automatiserte meldingssystemer: Automatisering sørger for at påminnelser og oppfølginger sendes ut uten behov for manuell inngripen. Dette sikrer at ingen avvik blir glemt. Populære verktøy som brukes av norske bedrifter inkluderer Internia, Microsoft Power Automate, og Zapier.
• Integrerte løsninger: Verktøy som integreres med eksisterende HR- og produksjonssystemer, gir en sømløs opplevelse og forbedrer datatilgjengelighet og rapportering. Eksempler på slike løsninger i Norge er Visma Severa, 24SevenOffice, Agresso/Unit4 og Xledger.

Hvordan Internia integrerer avviksmelding i sine løsninger

Internia leverer en helhetlig kommunikasjonsløsning med integrert løsning for timeføring og avviksmelding. Systemet er utviklet for å forenkle kommunikasjon på arbeidsplassen med automatiserte løsninger for medarbeiderundersøkelser. Dette gir deg følgende fordeler:

• Brukervennlig grensesnitt: Internias plattform er enkel å bruke, noe som gjør det lett for ansatte å rapportere avvik.
• Automatiserte påminnelser: Systemet sender automatisk ut purringer til de som ikke har svart på meldinger, noe som sikrer rask oppfølging.
• Integrasjon med andre systemer: Internias løsning kan integreres med eksisterende HR- og produksjonssystemer, noe som gir en helhetlig oversikt over avvik og tiltak.
• Sanntidsdata: Plattformen gir umiddelbar tilgang til data, slik at ledelsen kan overvåke og analysere avvik i sanntid.

Ved å velge Internia, får din virksomhet en moderne og effektiv løsning for avviksmelding og avvikshåndtering. Dette bidrar til å forbedre kvaliteten på arbeidsplassen, redusere administrativt arbeid, og sikre at alle avvik håndteres raskt og korrekt.

Les mer om Internias tjenester her

Analyse av avvik

For å håndtere avvik effektivt, er det avgjørende å analysere dem grundig. Gjennom nøyaktig analyse kan man identifisere årsakene til avvik og implementere tiltak som forhindrer gjentakelse.

Metoder for analyse av avvik

Det finnes flere metoder for å analysere avvik:

• Rotårsaksanalyse: En systematisk tilnærming for å identifisere de underliggende årsakene til et avvik. Dette inkluderer metoder som fiskebensdiagram (Ishikawa-diagram) og 5 Whys-teknikken.
• Feilmodus- og effektanalyse (FMEA): Fema er en metode som evaluerer potensielle feil i en prosess og vurderer deres konsekvenser. Dette hjelper med å prioritere hvilke feil som må adresseres først.
• Statistisk prosesskontroll (SPC): Bruk av statistiske metoder for å overvåke og kontrollere en prosess. Dette kan identifisere avvik og variabilitet som kan føre til feil.

Viktigheten av rotårsaksanalyse

Rotårsaksanalyse er en kritisk del av avvikhåndteringen. Ved å identifisere de grunnleggende årsakene til et avvik, kan organisasjoner implementere effektive tiltak for å forhindre at det oppstår igjen. 

Dette sikrer ikke bare at problemet løses på kort sikt, men også at det ikke gjentas på lang sikt. Rotårsaksanalyse gir en dypere forståelse av prosessene og kan avdekke skjulte problemer som ellers ville forbli uadressert.

Les også: Brukerundersøkelser: Utvikling og gjennomføring

Tiltak og oppfølging etter avvik

Effektiv avvikshåndtering innebærer ikke bare å identifisere og analysere avvik, men også å iverksette passende tiltak og følge opp disse for å sikre varige forbedringer.

Hvordan planlegge og implementere tiltak

Når et avvik er identifisert og analysert, er det viktig å utvikle en handlingsplan. Dette innebærer:

1. Identifisering av korrigerende tiltak: Finn løsninger som adresserer rotårsakene til avviket. Involver relevante parter for å sikre at alle aspekter vurderes.
2. Utvikling av en handlingsplan: Lag en detaljert plan som beskriver tiltakene som skal implementeres, ansvarlige personer, tidsfrister, og nødvendige ressurser.
3. Implementering av tiltak: Gjennomfør tiltakene i henhold til handlingsplanen. Sørg for at alle involverte er informert og forstår deres rolle i prosessen.

Oppfølgingsprosedyrer

Etter at tiltakene er implementert, er det viktig å følge opp for å sikre at de har ønsket effekt. Følgende trinn er essensielle:

• Overvåking: Kontinuerlig overvåk prosessene for å sikre at tiltakene fungerer som forventet. 
• Tilbakemelding: Innhent tilbakemeldinger fra ansatte som er berørt av tiltakene. Dette kan gi verdifulle innsikter i hvordan tiltakene fungerer i praksis.
• Dokumentasjon: Registrer alle endringer og observasjoner. Dokumentasjon er viktig for sporbarhet og fremtidig analyse.

Les også: Tilbakemelding: Nøkkelen til suksess på arbeidsplassen

Evaluering av tiltakseffektivitet

Evaluering av tiltakseffektivitet er nødvendig for å bekrefte at problemene er løst og for å lære av prosessen. Dette innebærer:

• Måling av resultater: Sammenlign før- og etterdata for å vurdere om tiltakene har hatt ønsket effekt. Bruk KPIer (Key Performance Indicators) for objektiv måling.
• Analyser resultater: Vurder om tiltakene har eliminert rotårsakene til avviket. Hvis avvikene fortsatt oppstår, kan det være nødvendig med ytterligere tiltak.
• Kontinuerlig forbedring: Bruk læringene fra evalueringen til å forbedre fremtidige avvikhåndteringsprosesser. Implementer justeringer basert på tilbakemeldinger og resultatene av evalueringen.

Les også: Arbeidsmiljø: Internia sikrer god kommunikasjonsflyt i din virksomhet

Dokumentasjon og rapportering av avvikshåndtering

Dokumentasjon og rapportering er essensielle deler av avvikshåndteringsprosessen. De sikrer sporbarhet, overholdelse av regelverk, og gir innsikt i effektiviteten av håndterte avvik.

Nødvendige dokumenter og registreringer

For å sikre fullstendig dokumentasjon av avvikshåndteringen, bør følgende dokumenter og registreringer inkluderes:

1. Avviksmeldinger: Detaljerte rapporter om hvert avvik, inkludert tidspunkt, sted og beskrivelse.
2. Rotårsaksanalyser: Dokumenter som beskriver årsakene til avviket og hvordan de ble identifisert.
3. Tiltaksplaner: Planer som beskriver korrigerende tiltak, ansvarlige personer, og tidsfrister.
4. Oppfølgingsprotokoller: Registreringer av hvordan tiltakene ble overvåket og evaluert.
5. Sluttrapporter: Sammendrag av avvikshåndteringen, inkludert resultatene av tiltakene og eventuelle læringspunkter.

Hvordan lage effektive rapporter

Å lage effektive rapporter er en viktig del av avvikshåndteringen. En god rapport bør være strukturert på en måte som gjør den enkel å lese og forstå. 

Start med å dele rapporten inn i logiske seksjoner som introduksjon, metode, resultater, og konklusjon. Dette gir leseren en klar oversikt over innholdet og gjør det lettere å navigere gjennom informasjonen.

Klarhet er nøkkelen til en effektiv rapport. Bruk enkelt språk og unngå unødvendig fagterminologi. Målet er å gjøre rapporten forståelig for alle involverte parter, uansett deres tekniske bakgrunn. Dette sikrer at budskapet når frem til alle leserne.

Visualisering av data kan forbedre forståelsen av rapporten betydelig. Bruk tabeller, grafer, og diagrammer for å illustrere nøkkelpunkter. Visuelle elementer kan gjøre komplekse data lettere å fordøye og sammenligne. De gir også et klart bilde av trender og resultater.

Sporbarhet er en annen viktig faktor. Inkluder referanser til relevante dokumenter og registreringer for å sikre fullstendig sporbarhet. Dette gjør det mulig å følge hele prosessen fra identifikasjon av avviket til implementeringen av tiltak. Sporbarhet bidrar også til å bygge tillit til prosessen og resultatene.

Les også: Markedsundersøkelse: Slik får du et konkurransefortrinn i din bransje

Opplæring og bevisstgjøring om avviksmelding

Opplæring i avvikshåndtering er essensielt for å sikre at ansatte forstår viktigheten av å rapportere avvik. God opplæring gir medarbeiderne kunnskap om hva som defineres som et avvik, hvordan avvik skal rapporteres, og hvilke tiltak som skal iverksettes. Dette bidrar til en mer effektiv håndtering av avvik og reduserer risikoen for gjentakelse.

Opplæring skaper også en felles forståelse for prosessene og sikrer at alle ansatte følger de samme retningslinjene. Dette er spesielt viktig i større organisasjoner hvor ulike avdelinger kan ha forskjellige tilnærminger til avvikshåndtering. Ved å standardisere opplæringen, sikres en samkjørt tilnærming som forbedrer samarbeidet på tvers av organisasjonen.

Utvikling av treningsprogrammer

For å utvikle effektive treningsprogrammer for avvikshåndtering, er det viktig å starte med å identifisere hvilke kunnskaper og ferdigheter som trengs. Dette kan gjøres gjennom en grundig kartlegging av eksisterende kunnskap og erfaringer blant ansatte. En slik kartlegging gir innsikt i hvilke områder som krever ekstra fokus, og sikrer at opplæringsprogrammet er målrettet og relevant.

Når opplæringsbehovene er identifisert, er neste steg å utvikle kursinnholdet. Kursmaterialet bør dekke alle aspekter av avvikshåndtering, fra identifikasjon og rapportering til analyse og oppfølging. Det er viktig å bruke eksempler fra egen virksomhet for å gjøre opplæringen konkret og lett forståelig for deltakerne. Dette skaper en sterkere forbindelse mellom teori og praksis.

Praktiske øvelser og simuleringer bør også inkluderes i treningsprogrammet. Disse gir ansatte muligheten til å øve på rapportering og håndtering av avvik i en kontrollert setting. Praktiske øvelser bidrar til å bygge selvtillit og kompetanse, slik at medarbeiderne er bedre rustet til å håndtere reelle situasjoner.

Etter gjennomført opplæring er det viktig å evaluere deltakerne og innhente tilbakemeldinger. Evalueringen gir verdifull innsikt i hva som fungerte bra og hva som kan forbedres. Tilbakemeldingene fra deltakerne kan brukes til å justere og forbedre treningsprogrammene kontinuerlig, slik at de alltid er relevante og effektive.

Les også: Spørreskjema: Slik sikrer du at dine ansatte gir tilbakemelding

Hvordan øke ansattes bevissthet

Økt bevissthet blant ansatte om avvikshåndtering kan oppnås gjennom flere tiltak:

• Regelmessig kommunikasjon: Informer ansatte jevnlig om viktigheten av avvikshåndtering gjennom interne nyhetsbrev, møter, og e-poster. Fremhev suksesshistorier og eksempler på hvordan effektiv avvikshåndtering har forbedret virksomheten.
• Synliggjøring av prosedyrer: Gjør avvikshåndteringsprosedyrer lett tilgjengelige for alle ansatte. Bruk plakater, intranett, og andre kommunikasjonskanaler for å synliggjøre viktige steg i prosessen.
• Involvering av ledelsen: Ledelsen bør aktivt støtte og delta i avvikshåndteringsprosessen. Når ansatte ser at ledelsen prioriterer dette arbeidet, øker deres egen bevissthet og engasjement.
• Belønning og anerkjennelse: Innfør belønningssystemer som anerkjenner ansatte som bidrar til effektiv avvikshåndtering. Dette kan være gjennom å rapportere avvik, foreslå forbedringer, eller delta aktivt i opplæringsprogrammer.

Hvordan Internia støtter avvikshåndtering

Internias plattform forenkler måten bedrifter samhandler med sine ansatte på. Plattformen kan spesialtilpasses for å møte unike behov og sikrer at hver stemme blir hørt. Dette fremmer sunn utvikling og bekjemper misnøye på arbeidsplassen gjennom åpen og automatisert kommunikasjon. 

Ved å automatisere kommunikasjonsprosessene, bidrar Internia til et godt arbeidsmiljø og effektiv ressursbruk. Vår innovative plattform lar virksomheter sende ut forespørsler om tilbakemeldinger via SMS og e-post, med automatiske purringer til dem som ikke svarer. 

Dette eliminerer behovet for manuell oppfølging og sikrer rask og effektiv innhenting av nødvendige tilbakemeldinger. Denne automatiseringen er nyttig i forhold til avvikshåndtering, da det sørger for at alle avvik blir fulgt opp og håndtert uten forsinkelser, noe som minimerer risikoen for gjentakelse av feil.

Internia tilbyr også ekspertise og konsulenttjenester for å optimalisere ulike typer medarbeiderundersøkelser. Ta gjerne kontakt med oss for å styrke kommunikasjonen i din bedrift og etablere effektive rutiner for timeføring og avviksmelding. Eventuelt kan du be oss om en demo for å prøve våre løsninger. 

Les mer: Medarbeiderundersøkelser: Slik tar du kontroll over virksomhetens arbeidsmiljø

Oppsummert om avviksmelding og avvikshåndtering

Effektiv avviksmelding og avvikshåndtering er avgjørende for enhver organisasjon som ønsker å opprettholde høy kvalitet og sikkerhet. Ved å implementere gode rutiner og bruke de rette verktøyene, kan bedrifter sikre kontinuerlig forbedring og et tryggere arbeidsmiljø.

Hvordan starte med effektive avviksmeldingsprosesser

For å komme i gang med effektive avviksmeldingsprosesser, er det viktig å:

1. Etablere klare prosedyrer: Utvikle og kommunisere klare retningslinjer for avviksmelding og -håndtering til alle ansatte. Dette sikrer at alle vet hvordan avvik skal rapporteres og håndteres.
2. Opplæring og bevisstgjøring: Sørg for at alle ansatte får opplæring i avvikshåndteringsprosessene. Dette øker bevisstheten og sikrer at avvik blir rapportert korrekt.
3. Bruk av teknologi: Implementer digitale løsninger som lar seg tilpasses din virksomhets spesifikke behov. Dette forenkler rapporteringsprosessen og sikrer nøyaktig og rask registrering av avvik.
4. Kontinuerlig forbedring: Evaluer og oppdater avvikshåndteringsprosessene regelmessig for å sikre at de forblir effektive og tilpasset virksomhetens behov.

Fordeler ved å bruke Internia for avvikshåndtering

Å bruke Internia for avvikshåndtering gir mange fordeler:

• Brukervennlighet: Internias plattform er enkel å bruke, noe som gjør det lett for ledelse og ansatte å kommunisere. Dette sikrer høy rapporteringsgrad og raskere håndtering av avvik.
• Automatisering: Plattformen automatiserer påminnelser og oppfølginger, noe som eliminerer behovet for manuell oppfølging. Dette sparer tid og ressurser.
• Ekspertise: Internia tilbyr ekspertise og konsulenttjenester som hjelper organisasjoner med å optimalisere sine kommunikasjonsprosesser.
• Fleksibilitet: Internias løsninger kan tilpasses virksomhetens spesifikke behov, noe som sikrer at alle aspekter av avvikshåndtering blir dekket på en effektiv måte.
• Kontinuerlig forbedring: Ved å bruke Internias plattform, kan organisasjoner kontinuerlig forbedre sine prosesser basert på innsikt og data samlet gjennom systemet.

Les mer: Kommunikasjon bedrift: Slik sikrer du godt samspill mellom ledelse og ansatte

FAQ

Når skal man melde avvik?

Man skal melde avvik så snart det oppdages. Tidlig rapportering bidrar til rask håndtering og reduserer risikoen for at avviket eskalerer eller gjentar seg.

Hvilke feil skal registreres som avvik?

Alle feil som avviker fra standardprosedyrer, kvalitetskrav eller sikkerhetsstandarder bør registreres som avvik. Dette inkluderer både mindre feil og alvorlige brudd.

Hvorfor er avvikshåndtering viktig?

Avvikshåndtering er viktig fordi det bidrar til kontinuerlig forbedring, sikrer overholdelse av standarder og forskrifter, og reduserer risikoen for gjentakelse av feil. Dette øker kvaliteten og sikkerheten i organisasjonen.

Hvordan rapporterer man et avvik?

Et avvik rapporteres ved å bruke en fastsatt prosedyre, ofte via en digital plattform som Internia. Prosessen inkluderer å beskrive avviket, identifisere årsaker og foreslå korrigerende tiltak.

Hva er forskjell på avvik og uønsket hendelse?

Et avvik er en avvikelse fra standardprosedyrer eller krav, mens en uønsket hendelse er en hendelse som kan medføre skade eller tap. Alle uønskede hendelser kan betraktes som avvik, men ikke alle avvik er nødvendigvis uønskede hendelser.

Hvem har ansvar for at avvik blir rapportert?

Alle ansatte har ansvar for å rapportere avvik. Ledelsen har ansvar for å sørge for at prosedyrene for avvikshåndtering er på plass og blir fulgt.

Er avvik lovpålagt?

Ja, i henhold til internkontrollforskriften § 5, punkt 7, er det pålagt at alle virksomheter etablerer rutiner for å identifisere, korrigere og forebygge avvik fra helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen (HMS-lovgivningen)

Hvem skal lukke avvik?

Avvik skal lukkes av den personen eller avdelingen som er ansvarlig for å iverksette korrigerende tiltak. Det er viktig å dokumentere prosessen og bekrefte at tiltakene har vært effektive.