Kjenner du deg stresset av en stadig voksende innboks? I denne artikkelen får du se hvordan du kan bruke kunstig intelligens for å håndtere e-post mer effektivt, og samtidig spare både tid og krefter!
Saken kort oppsummert:
- For mye tid går med til å lese og svare på e-post
- KI-verktøy kan sortere og prioritere meldinger for deg
- Bruk en KI-chat som ChatGPT eller Internia AI til å foreslå svar
- Automatiserte filter og autosvar kan lette arbeidsmengden
- KI kan frigjøre tid, samtidig som du får mer kontroll over viktig kommunikasjon
Innboksen stjeler mye tid
E-post strømmer inn fra kollegaer, kunder og partnere, og det kan føles umulig å svare på alt raskt. Samtidig hoper det seg opp nyhetsbrev, reklame og spam som stjeler oppmerksomheten din.
Når du stadig avbrytes av nye meldinger, blir du tvunget til å veksle mellom oppgaver. Da mister du ofte fokuset på viktig arbeid. For mange skulle man nok ønske at man satt med en magisk knapp som ryddet vekk alt unødvendig, men heldigvis kan KI være nettopp en slik hjelp.
Smarte forslag til svar
En av de største gevinstene med KI er raskere og mer presise svar:
- Rutinespørsmål: «Hei, kan du bekrefte at du booker møtet?» – KI kan foreslå et kjapt høflig svar.
- Formelle henvendelser: Hvis du får e-post med formell tone, kan en KI-chat raskt utforme et tilsvar i samme stil.
- Oppsummerende svar: Har du fått en lang e-posttråd med mye informasjon? KI kan hente ut de viktigste punktene og foreslå et kortfattet sammendrag eller svar.
Det gir deg mer tid til å fokusere på krevende oppgaver. Husk bare å lese kjapt over teksten før du trykker send – ingen KI er 100% feilfri.
Få oversikt med prioriteringsfiltre
Mange e-posttjenester, som Gmail og Outlook, har allerede innebygde funksjoner som «prioritert innboks». Men en KI-basert løsning kan lære seg hva du anser som viktige meldinger, og skille dem fra mindre viktige. Noen ganger må du selv trene verktøyet ved å merke e-postene du anser som prioriterte, men over tid blir innboksen stadig mer ryddig helt automatisk. Test ut for eksempel SaneBox.
Skreddersydde verktøy for bedrifter kan til og med foreslå neste steg, som å sette opp et møte eller legge inn en oppgave i et prosjektverktøy. Men merk at slike dype integrasjoner krever litt ekstra tilpasning og ikke er en del av standard KI-chatter eller verktøy.
Når bør du selv svare?
KI kan være til enorm hjelp, men noen henvendelser bør du svare på personlig, spesielt hvis det er følsomme temaer eller krevende kunder. Bruk likevel KI til å lage et utkast; deretter redigerer du for å sikre riktig tone og innhold. Slik slipper du å starte med blanke ark.
Automatisert sortering og autosvar
Ved hjelp av skreddersydde KI-chatter, kan du få smarte forslag til:
- Sortering av viktig e-post i egne mapper
- Fjerning av spam og nyhetsbrev du ikke lenger trenger
- Merking av haster-saker og rutineoppgaver
Noen dedikerte KI-verktøy kan også opprette autosvar på enkle spørsmål, og du kan lære dem opp til å gi høflige standardsvar. Dette kan være spesielt nyttig hvis du får mye repeterende e-post.
Vær likevel obs på at slike funksjoner ofte krever noe skreddersøm, for eksempel for å få full tilgang til e-postsystemet. Men selv uten direktetilgang kan du med standard KI-chatter kopiere og lime inn e-postmeldinger og be om et forslag til tilsvar.
Slik tester du ut KI for e-posthåndtering
Prøv en KI-chat: Kopier inn en av e-postene dine og be om forslag til et svar. Sjekk om tonen passer, og rett eventuelle feil.
Bruk e-postfiltre: Se om verktøyet kan skille ut nyhetsbrev og spam så du slipper å sortere alt selv.
Få oversikt: Be KI lage en liste over de viktigste meldingene du bør svare på i dag, enten ved å gi den tilgang via en integrasjon eller ved å kopiere/peke på de relevante e-postene.
Konklusjon: frigjør tid med KI i innboksen
Med riktig bruk av ChatGPT, Internia AI, SaneBox eller andre KI-verktøy, kan du få kontroll på en overfylt innboks og slippe vanlige tidstyver. Du reduserer stress og frigjør tid til større oppgaver, mens KI tar seg av rutiner og spam.
Ved å teste ut tipsene over og gradvis skreddersy løsningene til arbeidsflyten din, blir e-posthåndtering enklere. Ta det rolig og gå i ditt tempo. Før du vet ordet av det, har du spart både tid og hodebry!
